Administración de fincas

Envío de información contable resumida a todos los vecinos con una periodicidad trimestral con los estados contables generales siguientes:

• Estado general de las cuentas de la comunidad.
• Resumen de saldos.
• Informe de deudores (morosos).
• Listado de gastos.

Puesta a disposición de todos los propietarios de sus cuentas y movimientos, recibos emitidos y demás información contable de interés a través de internet, mediante un sistema de acceso mediante palabras clave.

Gracias a nuestra experiencia en el diseño de sistemas de información, presentamos estados de cuentas muy legibles y de fácil comprensión para todos los propietarios, incluso para aquellos sin preparación contable.

Liquidación anual de gastos e ingresos, detallando todos los gastos agrupados por partidas y distribuidas en función de los correpsondientes coeficientes de reparto y detallando los ingresos por los diferentes conceptos de emisión, con mención de los saldos individuales de cada una de las fincas de la comunidad. No tenemos límite sobre el número de grupos y formas de reparto de gastos que puedan existir en la comunidad.

Emisión de recibos en soporte magnético y en formato impreso, dependiendo de la forma de pago de cada cliente. Los recibos en gestión de cobro son enviados al banco a través de Internet con un coste de tramitación mínimo para la comunidad.

Tenemos concertadas con algunas entidades bancarias condiciones ventajosas de tramitación de recibos y remuneración de cuentas corrientes.

Independientemente del número de fincas registrales que cada comunero pueda tener en propiedad, se girará un solo recibo por propietario en el que se desglosarán las cuotas y conceptos aplicables. La cuota de cada finca aparecerá claramente diferenciada así como el resto de conceptos, derramas, liquidaciones, consumos, etc.

Control y gestión de las cuentas bancarias de cada comunidad en tiempo real mediante el acceso a través de Internet a los extractos de cada cuenta.

La gestión del cobro de recibos, tanto los domiciliados como los no domiciliados, se realizará de forma integral en la oficina de la administración.

Tan pronto como se conoce la devolución de un recibo, se comunica al propietario afectado esta incidencia mediante llamada telefónica o mediante carta a su domicilio si fuese imposible contactar con él por vía telefónica, solicitando la confirmación del medio de pago de la deuda.

Cada trimestre junto con el estado general de cuentas se enviará una carta a cada propietario moroso en la que se incluirá el detalle de su cuenta deudora con los conceptos (cuotas, derramas, consumos, liquidaciones, etc.), por los que se le reclaman las cantidades adeudadas.

Convelex Asesores S.L. se hace cargo de la gestión y reclamación de los recibos impagados, de forma que la comisión de gobierno o el presidente no tienen que involucrarse en estas acciones.

Si la comunidad lo desea y lo permiten lo estatutos, se puede aplicar un interés de demora al cobro de las cantidades que no hayan sido satisfechas transcurrido un período de gracia desde la fecha de su vencimiento. El cálculo del interés de demora aplicable se realizará conforme a las prácticas bancarias habituales y podrá utilizar el tipo de interés y el período de gracia que la comunidad disponga.

De conformidad con la Ley de Propiedad Horizontal, ponemos a disposición de la comunidad nuestra experiencia en el inicio de acciones judiciales por la vía del proceso monitorio, para el cual no será necesario que la comunidad adelante cantidad alguna.

Convelex Asesores S.L. ofrece un servicio de información amplio tanto para el presidente como para los miembros de la comisión de gobierno mediante el envío de circulares y notas internas numeradas y con el mantenimiento de reuniones periódicas, según un programa de trabajo preciamente concertado.

Las circulares se disponen, habitualmente, en el portal de Internet de la comunidad, de forma que son accesibles, en todo momento, para todos los propietarios de la comunidad.

Se editan circulares y notas en cantidad suficiente para mantener informados a todos los propietarios de los asuntos más relevantes de la comunidad.

Realización de las certificaciones exigibles conforme a la Ley de Propiedad Horizontal, sin ningún cargo para el interesado.

Custodia de los contratos, escrituras y demás documentación legal de la comunidad.

Archivo y puesta a disposición de la comisión de gobierno de todas las facturas y justificantes de gastos.

Se hará un inventario inicial así como un estudio de la documentación que se juzgue necesaria y que no esté disponible. Juzgamos que la documentación necesaria que deberá permanecer en custodia es, como mínimo, la siguiente:

• Libros de actas.
• Escrituras de obra nueva y división horizontal.
• Escritura de los estatutos.
• Originales firmados de las normas de régimen interios que hayan sido aprobadas en junta general.
• Proyecto de construcción de las viviendas de la comunidad y estudio de detalle aprobado por el ayuntamiento correspondiente.
• Ascensores: autorización de puesta en marcha de la CAM y actas de inspección.
• Alumbrado: dictamen de Industria de cada instalación y contratos de abono a la empresa proveedora de energía eléctrica.
• Piscina: proyecto de construcción visado por el Colegio de Arquitectos, proyecto de instalación por técnico autorizado. Licencia de apertura de la piscina del ayuntamiento y carta de pago de la licencia.
• Antenas de TV: proyecto de instalación.
• Garajes: licencias de apertura del ayuntamiento. Carta de pago de la licencia. Acta de puesta en funcionamiento y proyecto de instalación.
• Calefacción y agua caliente: proyecto de instalación y autorización de puesta en marcha.
• Licencia de primera ocupación y su carta de pago.
• Alta en el Impuesto de Bienes Inmuebles.
• Copia de las demandas, recursos, sentencias, providencias y demás escritos presentados por la comunidad o contra ella en los juzgados de cualquier jurisdicción.
• Justificante de ingresos y gastos de los últimos 3 años.
• Contratos de mantenimiento de las instalaciones.
• Contratos de servicios.
• Correspondencia mantenida con todos los propietarios durante los últimos 3 años.

Visitas regulares a la comunidad, coordinando con los conserjes, porteros o vocal designado en cada comunidad el seguimiento del correcto funcionamiento de todos los servicios y el control y realización de reparaciones y demás incidencias.

Asesoramiento técnico respecto a las instalaciones y servicios de la comunidad.

Teléfono en horario de oficina para el aviso de incidencias.

Disponemos de medios técnicos y humanos para el mantenimiento y conservación que pueda necesitar su comunidad a precios, normalmente, inferiores a los precios de mercado.

Gestionamos la tramitación de siniestros que puedan aconteceer en su comunidad con su compañía aseguradora, realizando un seguimiento continuo de estos partes hasta su total resolución. Incluso gestionamos el alta de su comunidad en las principales compañías de seguros.

Actuaciones ante la administración local y regional para la concesión de licencias, permisos de obra o de actividad necesarios para la realización de las operaciones de conservación y mantenimiento.

En el caso de comunidades de propietarios de reciente construcción, realizamos todos los trámites necesarios para la puesta en funcionamiento de las mismas.

Legalización del libro de actas en el registro de la propiedad correspondiente.

Inscripción de la comunidad en la delegación de Hacienda correspondiente y realización de los trámites necesarios para la obtención del CIF.

Tramitamos la apertura de cuenta bancaria en alguna de las entidades financieras con las que colaboramos con el beneficio de un trato preferente en cuanto a las comisiones bancarias y tipos de interés aplicables.

Contratación de los servicios básicos necesarios (aguam, luz, gas, etc.) así como de todos aquellos servicios que se consideren convenientes (consejería, limpieza, jardinería, etc.).

En nuestro departamento legal disponemos de un equipo de letrados especializados en propiedad horizontal al servicio de nuestras comunidades de propietarios.

Realizamos las certificaciones y practicamos los requerimientos necesarios para el inicio de reclamaciones de deuda a cada uno de los morosos de la comunidad.

También nos hacemos cargo de las demandas que la comunidad deba afrontar, siendo la actuación jurídica facturada aparte.

Tenemos una amplia experiencia en la redacción y negociación de contratos tanto de arrendamiento de servicios y suministros como laborales.

Preparación de borradores de normas de régimen interior que serán sometidos a discusión en el seno de la comisión de gobierno o por parte del presidente de la comunidad previamente a su presentación a la junta general para su aprobación. Disponemos de modelos para todo tipo de servicios e instalaciones que están en uso en otras comunidades.

Redactamos, negociamos y gestionamos los contratos de mantenimiento de cada uno de los servicios principales de la comunidad.

Realización de los pagos de comunidad con arreglo a los criterios que la comisión de gobierno y/o el presidente determinen. Los pagos serán, normalmente, autorizados por el presidente de la comunidad al objeto de que éste pueda mantener un control sobre los gastos incurridos para el correcto mantenimiento del inmueble.

Negociación de los pagos a proveedores ligando dichos pagos con el avance real de su actividad.

Recepción final de las obras contratadas mediante inspección “in situ” de las obras de mayor complejidad y/o importe.

Puesta en práctica de un estricto código ético que garantiza nuestra seriedad y la mejor defensa de los intereses de su comunidad.

Gestionamos la contratación y selección del personal propio necesario para cada comunidad.

Confección de los contratos de trabajo de dicho personal.

Asesoramiento a la comisión de gobierno sobre las diversas modalidades de contratación disponibles así como sobre las subvenciones y reducciones de las cuotas de la Seguridad Social que se pueden obtener en cada caso.

Realización de las nóminas mensuales, liquidación de seguros sociales e IRPF de cada comunidad.

Realización de las renovaciones de contratos, actualizaciones de salarios, certificaciones, liquidaciones y finiquitos cuando procedan.

Gestión de subvenciones y bonificaciones.

Redactamos, negociamos y gestionamos los contratos de mantenimiento de cada uno de los servicios principales de la comunidad.

Convelex Asesores S.L. dispone de una póliza de seguro de responsabilidad civil.